KEMAHIRAN SEORANG SETIAUSAHA

    Bagi menghasilkan laporan, pengurus menulis, kemudian ditaip oleh setiausana. Hal ini menggambarkan, satu tugas disiapkan oleh dua individu berlainan. Masing-masing memainkan peranan menyiapkan tugas yang sama, dalam masa yang berlainan. Dengan Itu, dapat kita katakan, pengurus dan setiausaha mempunyai peranan simbiotik. Satu pihak tidak boleh menafikan satu pihak yang lain.

    Dengan demikian, peranan setiausaha sama penting dengan peranan pengurusnya. Sebelum kita memegang peranan sebagai seorang setiausaha kita perlu akui ataupun arif mengenai tanggungjawab-tanggungjawab yang perlu diamalkan oleh seorang setiausaha.

Kebanyakan daripada kita hanya mempercayai bahawa seorang setiausaha harus mengetahui kemahiran menaip, menyediakan minit mesyuarat dan membuat Rintas, tetapi tidak sama sekali bagi peredaran dunia yang lebih moden dan global, menunjukkan bahawa seorang setiausaha harus berperanan dalam mengetahui tugasan-tugasan yang berlebihan,

 

di antaranya:

Ø Kemahiran menarp

Ø Kemahiran bahasa ringkas-Rintas

Ø Kemahiran pentadbiran pejabat

Ø Kemahiran dalam menyediakan set kewangan

Ø Kemahiran komunikasi

Ø Teknik memfail dokumen

a) Kemahiran menaip

Kepantasan menaip seorang setiausaha perlulah mencapai sebanyak 35psm, Ini adalah bagi memudahkan seorang setiausaha dalam menyediakan kerja-kera yang berkaitan dengan cetakan supaya disediakan dengan lebih cepat dan tepat.

b) Kemahiran bahasa ringkas -Rintas

Kemahiran bahasa ini adalah penting, supaya seseorang setiausaha boleh menggunakan kemahiran ini dalam menyalin sebarang pesanan ataupun catatan yang perlu diambil oleh setiausaha dan boleh disediakan dengan begitu mudah dan tepat.

c) Kemahiran pentadbiran pejabat

Seorang setiausaha harus memahami fungsi- fungsi jabatan dalam sesebuah organisasi supaya beliau boleh mengambil alih tanggungjawabnya apabila majikannya tidak dapat menghadirkan diri ke pejabat. In adalah kerana seorang setiausaha dikenali sebagai orang paling utama bag seorang ketua

d) Kemahiran dalam menyediakan set akaun

Kemahiran dalam menyediakan set kewangan yang teratur dan tepat adalah amat penting bagi seorang setiausaha. In adalah kerana seorang setiausaha dikehendaki mengendalikan akaun yang berkaitan dengan peribadi ketuanya dalam bentuk:

• Belanja Tunai
• Pengeluaran Cek Peribadi
• Penggunaan Kad Kredit

e) Kemaniran komunikasi

Seorang setiausaha harus mempunyai satu personaliti atau komunikasi baik apabila berinteraksi dengan pelanggan ataupun tetamu tuannya, kefahaman dan kefasihan dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris juga diberi sebagai keutamaan daam membentuk seorang setiausaha yang bertanggungjawab.

f) Teknik memfail dokumen

Pejabat organisasi dilengkapi dengan sistem kabinet khas bagi menyimpan semua fail berkenaan pelbagai maklumat. Rekod maklumat yang disimpan dalam sistem kabinet khas ini memerlukan semakan semula. Terdapat pelbagai fail yang disimpan di dalam pejabat dan tugas menyimpan fail itu dipermudahkan lagi dengan sesetengah sistem aplikasi komputer yang diuruskan oleh kakitangan yang mahir dalam bidang komputer.